一 业 务 研 究 人事档案材料编排归档流程的计算机优 化方案 一伍志红 摘要：要将大量人事档案材料归入各人的人事档案中，必须对材料进行编排。人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案利用计 算机完成全部或部分人工编排材料的环节，使材料归档更简便高效。其具体操作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。 关键词：人事档案材料：编排；归档；流程；计算机；优化方案 学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等 各种新形成的人事档案材料总会源源不断地送到人事档案 室，须将其及时归人各人的人事档案，以便管理利用。这 些材料来自不同部门甚至不同单位，大多杂乱无章且没有 标注档案编号，因此，要对材料进行编排。以人事档案排 架采用员工号编排法为例，传统的流程分三个环节：按材 卷夹。 １．２人事档案采用其他编排方法时，如四角号码、员工 号，等等，可以在工资管理系统中输入每个人员的档案编 号，打印工资表前，选择按档案编号排序也可以达到同样的 效果。 料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找一将序号 （或档案编号）数字标注在材料上一给材料排序。这时， 材料与档案的排列顺序相一致，才便于放入档案卷夹。然 而，在人员较多的单位，每次送交的材料少则数十份，多 则数千份，编排的工作量是较大的，尤其是逐一“查找” 材料序号（或编号）这个环节比较繁琐，需要花费一定的 人力和时间。 ２人事档案材料交接建立了电子文档，这些 材料的编排，计算机可完成部分人工操作的环 节——瞬间 批量查找”材料序号（或编号） 人事档案材料形成部门送交材料存档时，会制作“存 档材料交接登记表”，登记表上的名单顺序一般与材料的 叠放顺序是一致的，交接时，将登记表上的名单与材料逐 一核对无误，档案管理人员再予以签收。我院近年送存人 怎样精减流程、实现高效编排呢？本文为此提出人事 档案材料编排归档流程的计算机优化方案，利用计算机完 成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操作因人事档 案所采用的编排方法不同而有所差异。 事档案室材料数量较多时，交接登记表基本为Ｗｏｒｄ或Ｅｘｃｅｌ 文档打印件，可以复制“交接登记表”的电子版。有了电 子文档，就为利用计算机代替人工操作打下了一个良好的 基础。 ２．１当人事档案的编排是采用Ｅｘｃｅｌ按档案姓名拼音自动排 １已实现办公自动化管理的材料，其编排可由 计算机自动完成 最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表，目 序时 ２．１．１将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和 “材料姓名”复制粘贴到Ｅｘｃｅｌ工作表中（见图１）， 前，各单位劳资部门已基本配备计算机工资管理系统。 １．１如果人事档案的编排是采用Ｅｘｃｅｌ按档案姓名拼音自动 排序的，准备打印工资表前，只需在系统里的工资总表中 选择按姓名拼音排序即可。打印出来的工资表的排列顺序 已与人事档案的排列顺序一致，不需要人工查找、标注序 号、排序，可直接一一对应，将工资表依次放人人事档案 ３２ 档案管理 总第１９８期
