担保业务档案管理办法（试行）
第一章 总则
第一条 为加强集团担保业务档案管理，提高档案的有效利用，更好地服务集团担保业务发展和经营决策，根据《中华人民共和国档案法》和《安徽省信用担保集团档案管理办法》（皖担保综〔2007〕18号）等有关规定，制定本办法。
第二条 担保业务档案管理是指对担保业务资料进行收集、整理、归档、移交、保管和借阅等过程。担保业务档案实行一户一档、分段负责、集中归档的原则。
第三条 各部门要遵守担保业务档案的收集、整理、立档、移交、保管、借阅和人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保担保业务档案的完整和有效。
第四条 担保业务担保档案涉及国家、公司和企业的秘密，档案管理人员、借阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
第二章 档案分类
第五条 担保业务档案分为纸质档案和电子档案。
第六条 纸质档案分为要件类和基础类。要件类是指在担保业务办理过程中与资金方、担保客户和利害关系人所签订的双边和多边合同原件，及担保客户所提供的重要资料原件
（见附件1）。要件类以外的为基础类。
第七条 电子档案是指从项目受理到项目解保、代偿追偿期间所有业务办理环节在业务系统中形成的电子资料，及要件类和基础类纸质档案扫描件。
第八条 担保业务承保过程中形成的业务重要凭证（合同）包括他项权证、产权证明和其他能够证明公司拥有合法抵（质）押权利的书面凭证（合同）等，按照《集团担保业务重要凭证和合同管理办法》另行管理。
第三章 档案归档
第九条 要件类档案和电子档案需进行归档。基础类档案由项目经理A角保管，项目解除担保后自行保管，同时应做好保密工作。
第十条 要件类档案在放款审核时由项目办理部门移交放款审核部门，放款审核部门根据《集团档案管理办法（试行）》（皖担保综[2007]18号）规定移交集团档案室。
第十一条 电子档案的收集归档由业务办理环节中各部门负责。在发起项目受理时，担保业务管理系统（影像内容管理平台）建立项目信息库，如果是新客户，系统建立建立客户信息库；在项目办理过程中，各环节相应部门应将该环节业务办理中所有的资料收集录入或者扫描电子档上传到系统中；项目解保后一周内，担保业务管理系统（影像内容管理平台）形成完整的电子档案进行备份。
第十二条 担保业务项目发生代偿的，对于代偿清收处置过程中形成的资料，按以下要求处理:
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（一）由项目经理自行清收的，项目经理应在清收完成后1个月内，将清收过程所形成的档案资料录入系统形成电子档案，并整理、移交集团档案室；
（二）由集团委托专门机构进行清收的，由合规法律部负责将收集清收过程中形成的材料录入系统形成电子档案，并在清收完成后1个月内移交集团档案室；
（三）代偿资产对外转让的，在后续清收过程中形成的与集团有业务关联的资料，相关业务部门应予以收集和保管。
第十三条 凡归档资料，都应做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，不得另行编写与涂改，保证档案资料的完整性和真实性。
第四章 档案管理
第十四条 业务档案归档后，纸质档案由集团档案室负责管理。信息技术部负责电子档案管理，定期检查电子档案存储的完整性和安全性。
第十五条 纸质档案移交时，移交人和接收人要当面查验，填写好《担保业务档案移交清单》（见附件2）后，签字确认。
第十六条 业务档案实行调阅登记制度，档案管理部门应按照有关保密规定，严格掌握调阅范围。
需调阅担保业务纸质档案，应填写《担保业务档案调阅登记表》（见附件3），经所属部门负责人签字批准后方可进行现场调阅。如需复印的，要填写《担保业务档案复印申请
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表》（见附件4），经批准后方可复印。
电子档案仅项目经理A、B角、所在部门主要负责人以及流程办理中涉及人员可以调阅。其他人员调阅电子档案，需经本部门负责人批准。电子档案调阅、打印情况，均实行电子记录。
第十七条 担保业务纸质档案原则上不得出借，但因特殊原因确需出借的，借用人除按规定登记外，还需填写《担保业务档案资料出借单》（见附件5），经所属部门负责人和档案保管部门负责人签字批准，留下备份或复印件后由档案管理员凭单出借。
第十八条 担保业务档案资料借用人或查阅人在借用或查阅期间，应保证资料的安全性和完整性。归还出借的业务档案时，档案管理员应对照出借前留存的备份或复印件逐一清点归档，在确认归还的信贷档案资料真实、完整无误后，按规定登记确认。一经确认，档案管理人员就须对归还后的档案资料真实性和完整性负责。
第五章 责任追究
第十九条 担保档案管理人员有义务保证档案资料的安全，一旦发现有丢失、毁损、违章使用等情况的，除及时采取必要措施外，应根据情况的严重程度迅速报告有关负责人。对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露担保业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
附则
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第二十条 集团各分公司担保业务档案，由分公司参照本办法自行管理。
第二十一条 本办法自发布之日起施行。
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