内部档案管理制度

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第一章 总则

为规范机构档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失。根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，结合机构的实际情况，特制定本制度。

第一条、本制度目的是规范机构及各项目档案管理，方便档案的使用，保证档案资料齐全、完整和安全，维护机构、各项目和服务对象的合法权益。

第二条、档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则，保证档案完整与安全，便于社会各方面的使用。

第二章 档案管理部门及档案分类

一、机构总部设立档案管理室，配备电子档案专用电脑，由综合办统一管理。 二、各项目设立档案管理室，在条件允许的情况下配备电子档案专用电脑，项目的档案由项目主任统一管理，并指定一名社工助理或者社工为档案管理员，负责档案室的日常维护及管理。

三、机构总部的档案包括机构层面档案、总部各部门档案及各项目递交上来的档案；各项目的档案包括“服务档案”和“行政档案”。

（一）服务档案：是指社工与服务对象建立工作关系前后，根据服务需要所搜集、整理、汇总并记录的相关信息（探访记录，义工服务记录，个案、小组、活动记录等）。

（二）“行政档案”。是为了实现机构及项目行政运作而对一切管理工作所做的记录，主要项目如下：

1、人事档案资料：遵循“一人一档”的原则，其中员工个人档案包括本人身份证，毕业证，学位证，资格证，合同，绩效考核材料，各阶段成长资料（任免材料、奖惩材料、员工个人成长计划、督导及培训记录），考勤资料（调休假单、考勤表等），离职材料等；督导、培训师档案（统称专家人才）包括本人身份证，毕业证，学位证，资格证，督导协议，培训协议，绩效考核材料等 。

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XXXX社会工作服务中心内部档案管理制度 2、管理类文件：机构及项目建设管理，行政、服务会议，团队建设、员工培训工作坊，研究性成果等资料。

3、重要文书资料：项目招标书，项目计划书，项目及各领域调研资料，协议书、合同书，项目评估报告，项目年度总结、半年总结、 季度总结、月度总结等。

4、相关新闻媒体资料：新闻媒体的报道资料，音像资料，以及中心发生的重大新闻事件等。

5、财务类资料：经费开支凭证，相关财务报表，经费预算表，经费结算表、审计报告等。

以上档案包括“纸质版和电子版”两种介质资料，其中电子版档案包括电子版文档、文件扫描件、与服务相关的录像、录音及加工制成的音像宣传品，质介包括 CD 光盘、DVD 光盘、U 盘、硬盘,一般情况下不接受磁带、磁盘介质。如有需要，应把磁带及磁盘转换成数码形式刻录于光盘存放。纸质版和电子版资料原则上要求“一对一”的方式存档，即一份纸质版和一份电子版同时存档。

纸质版和电子版的 档案内容均须进行归档保密，并按本制度进行管理和查阅。

四、服务档案于服务结束后（如个案结案、中止、转介，小组结束、中止，活动结束、中止等），社工应于两周内完成工作记录并进行归档，两周内若中止服务的活动继续开展，可暂不进行归档。服务结束后所做的跟进服务，社工须按照实际需要填补跟进档案。行政档案须于每月28 日前完成归档工作。与服务相关的音像档案应根据纸质档案一起归档。

第三章 档案管理员职责

一、档案管理人员要忠于职守，坚持原则，遵守保密规定，不断提高档案管理专业知识和业务能力。

二、项目须于每月 28 日前完成归档工作的当天，将重要档案资料（如自评报告、评估结果报告、各种协议书、项目刊物、海报等行 政 档 案 及 重 要 服 务 档 案 ） 发 到 机 构 总 部 档 案 接 收 邮 箱 。

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XXXX社会工作服务中心内部档案管理制度 三、档案管理员平时应主动收集工作人员的档案进行归档处理，并于每月 28 日前对此前所有工作档案进行一次大规模的归档整理。 社工应主动及时提交资料档案，档案管理员可催促工作人员提交档案，对屡不提交者，可向项目主任提出协助；对不主动及时递交档案给总部存档的项目，机构将联系项目主任或直接通告批评。

四、负责项目档案材料的收集、整理、归档、借阅等档案管理相关工作。 五、统筹组织做好档案资料的修补、销毁工作。对损坏严重的文件，若非第一手原始资料文件，可作销毁并使用电子版重新制作。

六、做好档案的标签管理，做到清晰明了，方便使用。 七、做好档案的归类摆放，科学有序，整齐无误。

八、保持档案室清洁，监督清洁人员每个月洁净一次地板及档案柜外壁。按第五章存放要求做好各种防护措施。

九、档案归档流程详见

档案归档流程

纸质档案由各领域一星服务主任保管 电子档案发给档案管理员存档 同工自行打印 督导、服务主任（或项目负责人）审批 归档入库的 5 个工作日内归档机构（绝密档案或经由项目主任、服务主任评估需要交由档案管理员，归档入库 督导、服务主任签署建议并签名 项目电子档案由档案管理员于每月28日前发给机构综合办档案管理邮箱 归档到机构的纸质档案） 第 3 页

XXXX社会工作服务中心内部档案管理制度 第四章 档案格式

档案应进行统一化、规范化管理（各项目请不断完善现有的制度，并严格按照规定执行）。交机构总部文件的命名格式：XXX 项目 XXXX 年 XX 月会议记录（如：XX项目 2020年 01 月会议记录）

第五章 档案室的使用

一、档案室只用于存放档案和查阅档案，不作他用，任何档案未经任或服务主任批准不得带出档案室。

二、查阅档案进入档案室前，应获得项目主任或服务主任允许，在项目主任、服务主任、档案管理员其中一人陪同下方可进入，禁止单独一人进入（项目主任、服务主任及任何外界高层也不例外）。离开档案室应登记离开时间，使用者及陪同人员双方签名确认。

第六章 档案的使用及借阅

一、档案密级。

机构档案密级分为两级。分别为绝密级、保密级。

（一）绝密档案是需要向一般员工保密的文档以及非常重要的文档。非征得项目主任同意或合法程序，不得打开取阅。该类型档案一般包括协议类、敏感个案以及一旦泄露，会对机构或者服务对象造成重大不利影响的文档，应使用密码柜或牢固铁皮箱加锁存放。

（二）保密档案是需要向中心以外保密的文档。非经得合法程序，不得向机构以外披露。该类型档案可存放于一般上锁的档案柜。

二、密级评定。

一份档案评定为哪个级别，机构高层及项目主任有最终决定权。除第六章第一点指定的绝密文档，若非项目主任指定，档案一般可视作保密档案。中心工作人员应根据实际情况自觉向项目主任上报档案的敏感程度。任何未归档的电子版密级与已归档纸质文档密级评定一致。

三、电子版文档保密及安全。

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XXXX社会工作服务中心内部档案管理制度 电子档案专用电脑务必设置登陆密码，里面重要的文档资料也务必设置密码；工作人员电脑应设置密码，离开办公台前应进行用户锁定、注销或关机。办公室平时禁止非工作相关人员进入，无人在时应锁门。

四、保密档案一般情况下可向全中心工作人员、督导开放查阅使用，当用于发表、培训、研究或其它相关用途时，应将姓名、重大隐私及敏感信息隐去。

五、服务对象要求查阅与之有关的档案，经当事社工和项目主任共同评估批准后，可持本人身份证或其他有效证件进行登记查阅并签名确认。对其本人记录中涉及他人内容记录的，应慎重处理，如有需要，请另用电子版作处理后打印副本。副本使用后应立即回收销毁。

六、档案一般只对直接管辖上级部门适度公开，不进行越级查阅。上级部门查阅，项目主任应负责向其了解查阅原因、内容及用途。根据上级需要，对涉及重要隐私和敏感部分的记录应作处理甚至隐去， 避免造成对服务对象及第三方对象的利益损害。提供资料时，应附上使用说明，提醒其及时销毁。

七、公安、司法机关用于刑侦作用要求提供相关档案的，须要求其出示书面合法手令。

八、除以上提及之人群，其他人等包括记者、非直接上级部门一般不能查阅，如有特殊情况，须征得服务对象和项目主任同意。

九、档案资料原则上只许查阅不可借阅，因特殊情况需要借阅的， 必须经过项目主任批准后，填写《档案借阅登记表》，借阅档案原则上当天借当天还。借阅者对所借档案材料要确保安全、完整，不得涂改、划线、转借或拆卷。

十、中心以外单位向中心借阅档案，需经过项目主任批准，并按有关规定办理借阅手续，并签订《保密协议》。

第七章 档案损坏及遗失处理

一、机构员工在档案使用过程中不当、不慎损坏档案，应及时向档案管理员报告，并协助管理员及时修补或重做档案。

二、若档案使用过程中丢失，应及时向项目主任书面和当面汇报详细情况，使中心做好影响评估，备好应急预案，根据评估与利益相关人适当通报情况，使之也做好防护准备。

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XXXX社会工作服务中心内部档案管理制度

第八章 档案销毁

一、档案室档案须定期销毁处理，保密档案一般保存三年，绝密档案保存五年。电子版档案可永久保存。

二、任何人未经正常审批程序不得自行销毁档案。

三、项目对未进行客观有效的评估、评估后仍对结果进行覆核而未有定论的档案，不能销毁。经评估具有重大意义、能够反映时代特征、对研究有重大影响和贡献的档案应予以保存，不能销毁。

四、对于多余、重复、过时和无保存价值的档案，档案管理员须向项目主任提出销毁申请，并填写《销毁申请单》，编制《销毁档案目录》，经项目主任、服务主任评估签名确认后，可以实施销毁。在至少两名中心员工的陪同协助下才可进行销毁工作。纸质档案、CD、 DVD 光盘须进行粉碎处理，U 盘及硬盘须进行格式化后重新分区，销毁后须签名确认。

五、销毁的档案要登记造册，注明编码、文档标题、起止日期、 数量等。执行销毁后，报机构综合办备案，销毁清册、销毁报告需永久保存。

第九章 违反制度处理

一、档案涉及服务对象的重大利益，任何员工违反本《档案管理制度 》或因不慎对服务对象或第三方造成利益损失的，机构将视情节轻重，给予警告、通报、记过处分、开除等处罚。

二、对造成服务对象或第三方损失的，须以员工个人、项目/机构名义对该服务对象或第三方进行道歉。此外，员工还须向机构作出书面检讨，情节严重至影响中心及机构声誉的，严重者面临开除处理。若构成犯罪者则依法追究法律或刑事责任。

三、对造成服务对象或第三方利益损失，经协商或法定程序裁定须要赔偿的，由当事员工负责赔偿。

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XXXX社会工作服务中心内部档案管理制度 第十章

附则

一、本制度从 2020 年 1 月份开始试行，试行期为 1 年。期满 1 年后若无修改则正式执行。

二、本制度最终解释权归XXXXX社会工作服务中心所有。

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