县级医院档案管理存在的问题及其改进策略

文／王倩

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【摘要】本文重点分析了县级医院档案管理中存在的缺陷，指出档案管理是医院管理工作的重要组成部分，阐明了档案管理对县级医院可持续性发展的重要意义，在此基础上，提出了档案管理创新性的解决方案。

【关键词】县级医院；档案；问题；改进

作为医院科学管理的重要一环，档案管理是一项基础性的工作。但是也要看到，随着医疗改革的日益深化，县级医院的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战，这就需要我们正视档案管理工作中存在的问题，采取有效的改进措施。

一、县级医院档案管理存在的突出问题

（一）档案意识不强，利用率不高。不可否认，档案不同于门诊科室，不直接产生经济效益，因而医院管理者“重业务、轻档案”，看不到档案工作的重要性和必要性，致使档案管理意识较为模糊，认为档案工作无所谓，因此经费投入少、人员不到位，档案信息资源开发严重不足，以至于档案利用率不高。档案管理人员和机构未得到健全和落实，各门类的档案未集中到档案室统一管理。

（二）档案管理职责不明确。医院档案管理应当有着明确的管理制度，应该有着一整套的科学统一的行业标准，唯有如此，才能建立起科学完善的档案资料，才能更好的为医院管理服务，但是我们所能参考依据的只有上世纪九十年代下发的《档案法》、《医药卫生档案管理暂行办法》，各医院只能自行其是，自然不完善不科学，跟不上医院的发展，档案服务职能也大为逊色。

（三）制度不完善，服务功能不到位。不少县级医院在管理工作中往往疏于档案管理工作，一方面管理者档案意识模糊，一方面可依照可比对的范例也不多，加之行业系统没有可依据的标准，因此在制定本医院的档案管理制度时，不科学、不规范，尤其是对档案管理职责明确

较少，没有相关的制度和检查考核，一般

也不把档案管理纳入考核目标。在此情形下，档案管理工作人员工作积极性得不到发挥，成就感不高。长此以往，档案搜集不到位，效率低，档案不齐全，档案管理效益自然而然不高，其服务功能也就不能很好的显现。

（四）档案管理员业务良莠不齐。管理员业务水平的高低决定了档案管理水平的高低，因此高素质的档案管理员队伍建设至关重要。但是也要看到，在县级医院中管理者往往重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，档案管理员队伍的建设却束之高阁。档案管理员缺乏系统的专业培训，更遑进修学习，档案管理员的思想意识不能紧随社会发展和需要，管理水平停留在经验上，缺乏创新和活力。

（五）档案管理建设不到位。不少县级医院存在着这样一个尴尬的现实，门诊楼、住院部高大气派，设施齐全，看去医院硬件建设很好；而作为医院管理的重要组成部分档案管理库房狭小，档案柜锈迹斑斑，档案装具陈旧老化；档案管理停留在手工收集、检索，信息量小；运用计算机及网络技术管理档案的较少，档案现代化管理水平不高。远远跟不上医院发展需要。

二、改进县级医院档案管理的策略

（一）强化管理者档案意识。众所周知做好档案管理工作的前提是管理者重视，管理者档案管理意识强，工作力度大，这是做好档案管理工作实现科学管理的重要保证。作为管理者要把档案管理纳入医院发展和规划之中，实现与业务建设同步发展;与此同时管理者还要积极宣传档案管理的意义，使干部职工认识档案的重要性，认识档案对职工业务素质提高的意义，从而更好地支持档案管理。

（二）建立健全档案管理制度，注重落实强化实效。科学规范的档案管理才能保证档案的服务效能的发挥。要想确保档案管理的科学规范化，就必须建立

完善的规章制度，减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院管理者要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等法律法规，结合自己医院的实际情况，建立起一套行之有效的档案管理制度，使档案的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理规范化、常态化。日常工作中要使各个门类、不同载体的档案统一管理、统一考核，每个环节都有章可循，落实到位，强化实效，真正发挥档案管理的服务功能。

（三）建设高素质管理员队伍。高素质的档案管理员队伍是确保档案管理高水平的核心，因此医院管理者要重视管理员业务素质的提高和考核，实际工作中可以实行走出去引进来的策略，加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班，提高专、兼职档案管理人员的业务水平。

（四）强化服务功能，提高档案利用效率。传统的档案管理只是收集整理和保管档案，这远远不能适应医院现代化建设的需要，新时期的档案管理要确立以利用、服务为中心的指导思想，强化档案管理为医院建设与发展服务意识，变被动坐等上门的服务方式为主动开发档案信息资源，积极开拓档案利用的新途径，增加服务功能，为医院整体发展提供借鉴和参考。

（五）档案设施的现代化建设。计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备是档案实现现代化管理必不可少的工具。例如档案管理系统专用软件可以进行有效的辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，消除了传统手工操作信息储存量少、检索慢的弊病，可谓是事半功倍。医院局域网可以加强各部门之间、院际之间的资源共享，沟通档案信息，极大满足了医疗、科研等多方面的需求。现代化的档案管理建设将使档案服务功能如虎添翼。

（作者单位：山东省微山县人民医院）

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