采购管理程序

采购管理程序

1 目的：

為確保所採購之物料交期、品質、HSF要求能夠滿足顧客需求及組織內部需求而制訂之。

2 2.1 2.2 與評價。

2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 3 職責範圍：

總廠工程研發部：負責物料承認作業。

品保部：負責供應商送貨之接收檢驗與對供應商交貨品質作持續改善之監督採購權責：

HSF物料單價之詢、比、議作業。

HSF採購單之下達。

交期之跟催。

向供應商傳達最新HSF資訊及物料變更資訊。

作業內容：

3.1 採購作業：

3.1.1 請購單來源：

a. 易耗品類：由各部門填寫【請購單】呈主管審核交經(副)理核準后轉給總務採購。

b. 原物料類：由物控填寫【材料請購單】呈主管審核后，將【材料請購單】提供給採購部門，作為採購之依據。

3.1.2 供應商的選擇：

a. 採購接到物控提出的【材料請購單】時，需確認【HSF合格供應商一覽表】選擇供應商。

b. 承認狀況：採購人員在下單前，需依據原物料承認狀況進行採購作業。

c. 客戶指定HSF供應商名單，採購必須按客戶指定供應商進行採購，如需從非客戶指定供應商處採購時，必須事先得到客人的同意方可變更。

d. 依據【採購單價管理規範】進行供應商的詢、比、議的確認作業。

e. 優先選擇品質較高、滿足交期及單價較低的供應商。

3.1.3 採購單作業：

a. 開立採購單：採購 人員依據【材料請購單】需求進採購系統開立【環保採購單】

或【VDS】作業，內容包括：物料編號、品名規格、數量、交貨日期、付款方式、包裝及交貨要求、環保要求與法規、違約責任等項目。

b. 送審作業：開立后的【環保採購單】需進行列印作業，並且將資料送至採購組長級以上審核，呈經（副）理核準。

3.1.4 採購簽核：

a. 採購單價之建立與維護詳見【採購單價管理規範】。

b. 【環保採購單】未被核準，採購人員需修正不符合項，重新送【環保採購單】呈上級審核作業。

3.1.5 採購單發出及確認交期作業：

a. 將簽核后【環保採購單】需傳至供應商，並且用電話與供應商進行內容及交期確認，內容確認無誤后要求供應商回簽，並將回復交期及時知會物控或相關部門。

b. 採購以供應商議妥之交貨日為標準，並登錄於【請購單】，需依據物控要求的進料日期與供應商確認交期，以確保物料能如期進料。

3.1.6 交期管控：

a. 採購依據物控提出的物料需求進料日期，進行供應商的交期跟催作業。

b. 供應商交期無法達成時，採購人員則將訊息提供給生物管人員，由生物管人員

與業務部門協調交期，以最終確定交期為跟催之依據，並且更新生產排程上的交貨時間，以便能及時調整廠內生產及業務交期。

c. 交期無法滿足客戶交期時，且負責採購人員需至供應商確認實際狀況，協商交期務必達成客戶交期。

d. 若供應商未能按所議妥之交期交貨，採購應及時與供應商進行聯繫，了解延誤原因，採取補救辦法，並及時將資訊告之相關部門，同時向上級主管反映實情，以便取得有效處理。

e. 未經本廠採購同意，延遲交貨之供應商，除在供應商月評核中予以扣分外，視狀況予以經濟處罰(如影響到本廠交期造成客戶報怨須扣工時費等等)。

f. 採購每天需將供應商交貨狀況統計在【供應商交期管控表】中，以便對供應商進行考核。

g. 若供應商交期自行提前7天以上者，必需提前知會採購人員，採購允許的情況下方可提前。

3.1.6 收貨及檢驗作業：

a. 供應商依協議好之交期開立【送貨單】，隨貨物送至倉庫，倉庫收貨人員需依據【倉儲管理程序】作業。

b. 倉庫收貨人員完成收貨作業后，至系統列印【進料驗收單】並且注明物料批號，交IQC人員作業檢驗之依據，IQC檢驗作業依【進料檢驗管理程序】辦理之。

c. IQC判定OK之物料且收貨人員通知倉庫人員依據【倉儲管理程序】辦理入庫作業。

d. IQC判定NG且收貨人員將不良品物料放置不良品區通知採購人員處理，採購人員依據本程序3.3品質異常處理及【退料管理規範】辦理之。

3.1.7 入庫及立帳：

a. 收貨入庫后，倉庫將【進料驗收單】轉採購后分送至財會人員，財會依此立帳。

b. 本公司結帳至每月20日，供應商需制作【月應付帳款明細表】及INVOICE送交採購核對。

c. 帳單核對內容：採購依據【環保採購單】、【進料驗收單】、【退料單】核對【月應付帳款明細表】及INVOICE的單價、交貨數量、退貨數量、異常扣款，並核算“合計”欄總金額等是否無誤。

d. 扣退貨帳款核對：採購依據【退料單】核對品名、數量、退料單號，依據採購單核對單價、金額。

e. 扣領物料帳款：季度標簽和其他標簽扣款均核對【發、收料單】數量，單價按我司要求扣款。

f. 特採扣款：因交期關係本公司確認使用供應商特採物料時，需與供應商協商且同意【特採申請單】扣除該批貨物款項。

3.1.8 供應商應付帳款帳單制作：採購需要求供應商在每月25號前制作當月【月應付帳款明細表】、INVOICE與【進料驗收單】之正本送至我司採購部(本公司結帳至20號)。

3.1.9 帳單審核與核準：

a. 採購核對【月應付帳款明細表】、INVOICE無誤后，交部門主管核準。

b. 核對人員確認無誤均須簽名並加注日期以示責任擔當。

c. 核準后之【月應付帳款明細表】、INVOICE連同【進料驗收單】一起轉交會計。

3.1.10 付款作業：會計核對無誤后，開立【付款申請書】，連同【月應付帳款明細表】、INVOICE一起交採購確認，採購確認簽名后呈部門主管核準，並將核準后之【付款申請書】請供應商確認，回傳(需加蓋公章)並需在次月2號前將供應商回簽之【付款申請書】連同【月應付帳款明細表】、INVOICE 一起整理好交至會計處安排付款。

3.1.11 會計依協議好之付款方式按期付款至供應商。將依據總管理部規定，申請請款作業。

3.2 採購單管理：

3.2.1 所有發出之採購單均分供應商別歸檔，採購應進行及時跟蹤並回饋跟蹤情況，保證物料的品質和交期順利執行。

3.2.2 若有單價或數量變更時，需將孌更后的採購單重新傳給供應商並要求確認回簽；交期孌更可書面或電話通知供應商。

3.2.3 若因工程變更規格由物控重新請購，採購再以新規格按程序作業進行採購時需書面通知供應商取消之前訂單並與其確認。

3.2.4 若應客戶要求訂單取消時，採購須及時與供應商聯絡，並在採購單上注明取消等內容傳給供應商並與供應商確認。

3.2.5 若因本廠規格變更較晚而造成供應商已做好之成品/半成品浪費，由雙方協商作最終處理裁決。

3.2.6 採購須將客戶的要求及時傳達到供應商，可在採購單上注明或用聯絡單形式書面傳給供應商知悉並確認。

3.3 品質異常處理：

3.3.1 進料有異常時由IQC開立【供應商品質異常處理單】后傳給供應商，並將異常單轉給採購，由採購與供應商聯絡處理方案，如需退貨、換貨、補貨的根據實際狀況要求供應商限期處理完成。

3.3.2 如交期緊急供應商無法及時換貨且不良原因並不影響其功能或特性的情況下，由生管人員視情況決定是否開立【特採申請單】作業詳見【特採管理規範】。

3.3.3 【供應商品質異常處理單】需於2個工作日內回復改善措施，品保作追蹤確認。

3.3.4 供應商材料出現重大異常問題，由採購或品保要求供應商在24小時內處理或到廠內處理解決，或提供不良樣品給供應商，供應商在接到不良樣品2天內提出改善報告，

且由供應商之相關部門主管或經理審核，確認后傳回本公司，品保作追蹤確認並將此供應商列入稽核計劃，並進行實地稽核確認。

3.3.5 因來料不良造成本公司作業影響其他材料及工時損耗者，由品保部開立【扣款通知單】轉給採購處理，採購通知供應商，將結果回覆品保部門，品保確認需進行扣款者，知會財務部門作帳。

3.4 記錄保存：相關記錄表單，需依據【記錄管理程序】進行記錄保存作業。

4 參考文件：【特採管理規範】【倉儲管理程序】【進料檢驗管理程序】【採購單價管理規範】【退料管理規範】【記錄管理程序】

5 表單：【料件比價表】【進料驗收單】【請購單】【材料請購單】【VDS】【HSF合格供應商一覽表】【環保採購單】【供應商品質異常處理單】【特採申請單】【月應付帳款明細表】【退料單】【發、收料單】【付款申請書】

5 流程圖：採購管理流程圖