公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第3 页 共10页 生效日期 201X-10-26 0 流程图
流程图
责任单位 需求部门 采购部 采购部 采购部 采购部 采购部 品质部 货 仓 部门请购 采购搜集资料进行询价 进行比价、议价确认交期 选择适当供应商 开出订单 订单呈送主管、 经理批核并发出 否 供应商是否接受订单 是 确认签回 异常处理 供应商送货 物料检验是否合格 是 否 退货/特采 仓储 公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第4 页 共10页 生效日期 201X-10-26 1 目的
为使本公司采购作业有所依循，物料有所控制，达到提供适质、适量的采购职能，确保公司采购产品均能符合要求条件。
2 范围
用于原材料、设备、包装材料、装配件、量具、辅料、工具、半成品、表面处理、仪器量具
等。
需提交PPAP的供应商包括为制造汽车零件与航空零件的部门提供原材料、半成品和表面处理的供应商。
3 权责
3.1 采购部：供应商的选择、评估及报价。 3.2 相关部门：对样品的检测和评估。
4 定义
4.1 供应商：指向公司直接提供产品或材料的供应者。
4.2 委外加工：指因内部无法加工的工序（如电镀、煲黑、SQP、见硬、钝化、磷皂化等）而需要委托别的供应商来加工。
5 程序
5.1 采购流程
5.1.1 需求部门根据实际需求，填写完整《订购申请单》经部门主管以上核准后交采购部。 5.1.2 采购的产品或材料应符合适用的法规要求且采购信息中应包括如下要求：
5.1.2.1 供应商应向组织通告不合格产品。
5.1.2.2 供应商向组织通告产品及过程的的变更的要求，必要时获得批准。 5.1.2.3 组织、其客户、管理机构有权接触合同所涉及的场所和记录。
5.1.2.4 采购部与合格供应商应在采购文件中将适用的要求传递到其下级供应商，包括关键特性。
5.1.3 采购员根据《订购申请单》，搜集供应商资料，以传真，电话或E-MAIL的方式向合
格供应商发出相关需求信息要求供应商报价。 5.1.4 根据供应商的报价信息，进行比价议价。
公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第5 页 共10页 生效日期 201X-10-26 5.1.5 选出合适供应商，开出《订购单》。在交期合适的情况下，同品牌同等级择较低价者，
不同品牌不同等级择质优者；在交期不允许情况下，择交期最合适者。 5.1.6 订单确认
5.1.6.1 供应商在接到订单后确认回签；
5.1.6.2 如供应商无法完全接受订单，要与其进行协商。协商成功则修改订单后发出再
次确认；如不能接受则重新按照5.1.2 -- 5.1.5操作；
5.1.7 对进货产品进行检验，检验合格方可入仓。采购产品的验证应包括:
5.1.7.1从供应商处获得产品符合的客观证据（如：附随的文件、合格证书、试验记录、统计记录、过程控制记录）；
5.7.1.2在供应商场所检验和审核, 当合同有规定时，应赋予客户或其代表在供应商场所和组织场所验证分包产品符合规定要求的权利; 组织不能将客户的验证作为供应商质量有效控制的证据，不能免除组织提供合格产品的责任，也不排除客户后续对产品的拒收； 5.7.1.3所需文件的评审； 5.7.1.4接受时产品的检验；
5.7.1.5委托供应商检验或供应商认证, 当组织将验证活动委托给供应商时，应规定委托的要求，并保持授权的登记； 5.1.8 国外采购的物品：国外购买的物料因考虑海关或运输的问题按订购单上要求的交期
提前15天交货，推迟7天视为可以接受；
5.1.9 国内采购的物品：按订购单上要求的交期提前10天交货可以接受。
5.2供应商的选择
5.2.1 供应商新增与更换:
5.2.1.1 采购部根据公司现有产品结构特点,进行供应商找寻和开发，并向具有开发潜
力的供应商基本情况进行调查。调查完成后，采购员对供应商进行筛选，并提出《供应商新增及更换审批表》,呈采购部经理或部门经理批准。
5.2.1.2 新供应商（适用于提供产品或表面处理的生产型企业)应被要求至少通过经认
可的第三方认证机构的ISO9001：2008认证。如条件允许的情况下可对其质量体系进行评估，需要时由工程部和品质部协助执行。
5.2.1.3 专利产品的供应商可免除评估。
5.2.1.4 条件性评估：对于条件不允许作实地评估（如海外）和不满足免于评估条件
公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第6 页 共10页 生效日期 201X-10-26 的供应商，可选择下列两种评估方式:
a)书面评估：主要通过其提供质量管理体系认证证书复印件或其它证据进行书面评估。
b)样品评估:由采购员通知供应商送样。如果样品需要通过试用后才能确定的,由采购部委托使用部门进行检测或试验后审核试验结果。
5.2.1.5 经过评估合格的供应商, 应同本公司签定《供应商供货能力承诺书》，并经部
门经理审核后方可成为合格供应商,更新已建立的合格供应商名册并包含被批准的采购范围的同时签订《质量保证协议》。
5.2.1.6 评估结果应记录并予以保存。
5.2.1.7 当要求时,确保公司和所有的供应商都应采用客户批准的特殊过程供应商。 5.3 供应商生产件批准程序（适用于原材料、半成品或表面处理）:
5.3.1 送件申请核准时机:
5.3.1.1 新产品（即先前未曾供应给我方的产品）。 5.3.1.2 纠正先前已送回不合格的产品。
5.3.1.3 依客户设计记录、规格或材料等工程变更而修改后的产品；除非客户以书面
方式同意免除，否则均须于第一次正式量产交货前执行PPAP。
5.3.2 当出现下列情形时需通知我方，由我方决定是否需要重新提交PPAP：
5.3.2.1 和以前批准的零件或产品相比，使用了其它不同的加工方法或材料； 5.3.2.2 在工装停止批量生产达到或超过12个月以后重新启用而生产的零件或产品； 5.3.2.3 工装或设备转移到不同的工厂或在一个新增的厂址进行生产； 5.3.3 申请核准的PPAP文件提交要求:
5.3.3.1
原材料：
5.3.3.1.1 材料成份测试结果； 5.3.3.1.2 样品产品；
5.3.3.1.3 如果有，实验室资格的第三方机构进行的材料测试报告； 5.3.3.2
半成品、表面处理；
5.3.3.2.1 如果有，产品图纸；
5.3.3.2.2 供应商零件提交保证书（PSW）； 5.3.3.2.3 样品产品；
5.3.3.2.4 尺寸检查报告或性能测试报告；
公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第7 页 共10页 生效日期 201X-10-26 5.3.3.2.5 如果有，控制计划； 5.3.3.2.6 如果有，FMEA；
5.3.4 供应商PPAP核准及权限:
5.3.4.1 对半成品供应商提供的PPAP资料审批后将结果记录在《供应商零件提交保证
书》上。
5.3.4.2 对原材料供应商的PPAP将根据供应商提供的物料证书&IQC的检查结果&第三
方测试报告进行综合判定,并将结果记录在《供应商产品核准报告》上。定期确认验证原材料的测试报告。
5.3.4.3 供应商提交之PPAP资料由QA工程师进行审批，部门经理批准后将结果知会
采购及供应商。
5.3.5 核准结果：在我方未核准前供应商不得交货，除非在有效的追回程序下放行，所采购产品在被确认符合规定要求前不能被使用或流入生产; 如用实验报告来验证所采购的产品，报告中的数据应满足相关规格书的要求。核准结果分为下列三种情况： 5.3.5.1 完全批准：指该零组件或产品满足所有规格及要求，可以正式交货； 5.3.5.2 临时批准：在有限的时间或产品数量的前提下，允许运送生产需要的物料，
仅当供应商在下列情况下，可给予临时批准：
5.3.5.2.1 已明确了影响批准的不合格的根本原因。且已准备了一份我方同意的临
时批准计划。若要获得“完全批准”，需要再次提交。
5.3.5.2.2 一份临时批准文件所包括的物料，若没能按截止日期或规定的发运量满
足已由我方同意的措施计划，则会被拒收。如果没有同意延长临时批准，则不允许再发运。
5.3.5.3 拒收：是指提交的样品所出自的生产批次以及相关文件不符合我方的要求。
因此，在按批量发运之前，必须提交和批准已更改的产品和文件。
5.3.6 记录维护:
5.3.6.1
非汽车产品：记录和核准的样品产品保存至产品停产后一年，如客户有特
殊要求时记录及核准的样品保存期限依客户要求。
5.3.6.2
汽车产品：记录及核准的样品保存期限依客户要求。
公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第8 页 共10页 生效日期 201X-10-26 5.4 供应商的监测与管理:
5.4.1 每半年根据每月统计的数据对供应商的供货状况进行综合评估,供应商评价的记录应作为建立实施控制等级的基础。
5.4.2 评价项目：质量、交货期、投诉处理、生产中断、额外运费五个方面。
5.4.3 评价的计分方法如下：
5.4.3.1 质量分=每季度合格批次／该季度检查总批次*40分（品质部）； 5.4.3.2 交货期分=（交货总批次－逾交批次）／交货总批次*30 分（采购部）； 5.4.3.3 投诉处理的及时性和有效性总分为10分，如果本公司投诉处理的及时性和有
效性不能达到预期的成效，发生1次扣1分，扣完为止；
5.4.3.4 生产中断，总分为10分，如果因为供应商生产不良或未如期交货导致本公
司生产中断，发生一次扣2分，扣完为止；
5.4.3.5 额外运费，总分为10分，如果因为生产厂商生产、品质或交货原因导致产生
额外运费，产生1次扣0.5分，扣完为止；
5.4.3.6 评级分＝质量分＋交货期分＋投诉处理的及时性和有效性得分＋生产中断得
分+额外运费得分；
5.4.3.7 根据评级分将供应商划分等级,划分标准如下： A级:≥80分 B级:70-80
分 C级:60-70分 D级:<60分；
5.4.3.8 由评价人员（采购部）将供应商的供货评价等级记入《供应商供货能力考核
表》，其管理方式见下表：
等级 A B 得分 管理方式 80分以上（含80分） 视为优等供应商，可增加采购量。 70~80分(含70分) 视为良等供应商，采购员必须维持彼此的关系，适当激励,期望能朝优等供应商的目标努力。 视为普通供应商,工程部、品质部等相关部门派人协助供应商改善品质。 视为劣等供应商，对其提出警告给予两个月的时间改进，若无明显改善，采购部必须寻找替代的供应商来源。 C 60~70分(含60分) D
60分以下 公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第9 页 共10页 生效日期 201X-10-26 5.4.4 采购部根据以上的统计结果对供应商的供货绩效进行监测。 5.5 异常处理
5.5.1 如供应商不能如期交货，采购员与PMC、申请部门和供应商之间进行协调，催促供
应商交货。
5.5.2 如供应商所提供物料出现质量问题需退货，采购员负责通知供应商退货。 5.5.3 对不能满足要求的供应商应采取必要的异常处理措施。
5.6 供应商质量体系的开发:
5.6.1 品质部根据供应商提供产品的质量、供应商的材料对组织的影响程度或是否具备完
善的质量管理体系，确定开发的优先顺序,负责批准供应商质量体系的职能具有否决货源采用的权限。
5.6.2 品质部必须在每年年底制定次年度的《供应商质量体系开发计划表》，并按《供应商
质量体系开发计划表》的要求向供应商提出质量体系的开发。
5.6.3 品质部以符合ISO/TS16949/AS9100B:2004技术规范为目标对供应商进行质量体系
的开发；对于未通过ISO9001：2008认证的供应商应取得客户的认可。 5.6.4 对于顾客指定的供应商，按顾客指定的方式进行质量体系开发。 5.6.5 对于材料分销商及D类材料供应商，不需进行质量体系的开发。 5.6.6 当有供应商新增或更换时，应调整开发计划。
6 表格
订购申请单 订购单
供应商零件提交保证书. 供应商产品核准报告. 供应商调查表 供应商新增审批表 供应商评估报告. 新供应商能力评估表. 供应商样品测试报告 供应商供货能力承诺书 合格供应商清单
公司 广州XXX精密五金制品有限公司 程序 采购管理控制程序 文件编号 XXX—TP—011 版本 H 页码 第10 页 共10页 生效日期 201X-10-26 供应商供货能力考核表 超额运费监控记录表. 供应商质量体系开发计划表. 新增供应商资格调查记录 异常交货通知书
质量保证协议
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