科 信ｌ息Ｉ科Ｉ学 赵亚慧 基于数据库的高校设备采购管理系统的应用研究 （吉林省延边大学．Ｙ－学院计算机科学与技术学科，吉林延吉１３３００２） 摘要：本系统是基于数据库基础开发了一套高校设备采购管理系统，极大地提高了设备采购管理工作人员的工作效率，大大减少了以往出现 的管理杂乱的弊端，实现了设备采购管理的操作的自动化和信息的电子化，从而全面提高了全校设备材料采购管理水平。 关键词：数据库；设备采购；设备管理 随着我国高等教育的迅速发展，市场供给 情况的统计，都采用了多种统计方式，并可以将 的多元化，高校物资设备采购投资的多元化，对 各种统计打印输出。新的一年划拨经费时，要将各单位部门当年所 划拨的经费数量添加进来，当各单位部门领取 高校的物资设备采购、管理工作提出了严峻的 ２系统的设计 设备材料后暖将该部门此次领取设备材料的花 挑战。设备材料、师资和图书馆乃高校发展的 ２．１系统功能模块的实现 销从该部门等经费中减少。从本表中只能看到 三大支柱，缺一不可。可是，高校设备材料的管 经过对用户的需求分析，对系统设计方案 各单位部门目前的经费余额情况。 理与利用是影响高校发展的一个重要方面。如 的总体设计，详细设计，设计了如图一所示的系 ２．２．５实验经费使用情况明细表（ＳＹＪＦＢＤ— 何满足学校教学、科研、生活等方面的要求，如 统功能模块图。本系统前台采用的是Ｖｉｓｕａｌ ＭＸ．ＤＢｎ 何运用现代化的管理手段最大限度地发挥物资 ＦｏｘＰｒｏ６．０的开发工具，后台采用的是ＳＱＬ 本表存放各单位部门的实验经费使用的 设备采购投资的最大效益，乃是我们当前需要 Ｓｅｒｖｅｒ２０００数据库作为后台的运行环境。运用 数据情况。记录各单位部门经费的增加日期、增 认真研究，找出切实有效的措施来解决问题的 网络与数据库技术，开发出符合高校设备采购 加原因、增加金额等详细信息；记录各单位部门 当务之急。 管理实情、具有良好平台兼容性的网络化设备 经费的使用日期、减少原因、减少金额等详细信 我校现在存在采购、管理、保障都是分家 采购管理系统。 息。 且虽计算机管理也是单机管理的局面，采购后 ２．２．６领料历史信息明细表（ＬＹＸＸ．ＤＢＦ） 报账、分配、库存管理等还都是人工操作的状 本表主要描述各单位部门领取材料的日 态，没有体现出高校网络的先进管理。为此我们 期、材料代码、材料名称、材料规格、材料数量、 开发研制了网络化的高校设备采购管理系统， 材料单价、材料厂家、材料出厂号、领取人、款 将更加有效利用我校的人力物力资源，最大限 项、凭单号等详细信息。 度地提高我校设备采购管理的效率与效益。 ３系统的评价 ｌ系统的功能模块 ３．１系统的适用性 该系统的主要功能包括：设备按部门进行 本系统的设计以本校的设备采购中心、设 划分，按部门对各种设备及办公用品进行录入， 备实验室管理处的规章规定为依据，符合高校 录入后可以进行修改、删除等操作；用各种查询 设备材料的采购、分配、管理及经费管理工作需 方式对数据库信息进行查询访问；专业统计和 要。 综合统计各个部门的经费和设备的领取及使用 ３．２系统的安全性 情况，以报表的形式打印数据库信息；整理维护 本系统的初始化程序中可设置用户基本， 数据库信息；完成以上功能需要创建多个表单、 对于级别不同的用户所拥有的权限是不同的。 表、报表等。 ３．３系统的可靠性 １．１信息编辑模块 图１系统功能模块图 经过我校采购中心、设备实验室管理处、 这一模块包括对部门信息的添加、修改、 ２．２系统数据库的设计 及财务处近一年来的使用，修正了存在的错误， 删除；对材料信息的添加、修改、删除；对部门经 本系统充分采用了模块化设计，将每个功 完善了了用户需求的功能，现已满足我校各部 费的添加、修改、删除；采购员信息的添加、修 能模块所需要的表集中到一个数据库中，并建 门的要求。 改、删除。 立视图，对各个表建立主索引、普通索引，建立 高校设备材料采购、管理及经费管理工作 １．２材料入库模块 各个表之间的关联关系，本系统的数据库主要 要走上高速信息化、高效化、简单化是目前我 这一模块是按照部门信息将采购来的材 有库存材料信息表、材料入库情况信息表、部门 校设备材料采购管理工作的前瞻目标，也是 料进行入库处理，包括对入库材料信息的添加、 信息表、实验经费明细表、实验经费使用情况明 未来设备材料采购管理工作的重点。设备采购 修改、删除。 细表、领料历史信息明细表。 管理的高速信息化必将进一步推动高校的建设 ｌ＿３库存信息管理模块 ２．２．１库存材料信息表（ＣＬＸＸ．ＤＢＦ） 和教学事业大踏步的向前迈进。 这一模块是按照部门信息先查询该部门 本表存放的是采购的设备材料入库后的 参考文献 是否申报过要领的材料，该部门经费是否充足， 信息。本表的作用是描述目前设备库存的实际 『ｌｌＪａｍｅｓ Ｒ．Ｇｒｏｆｆ，Ｐａｕｌ Ｎ．Ｗｅｉｎｂｅｒｇ．ＳＱＬ完全 再查询库存中是否有足够该部门此次领料的数 情况，当每次各单位来领取设备后要将此次所 手册（第二版）【Ｍ］．北京：电子工业出版社，２００３． 量，若以上条件均满足可以领料；领料后系统会 领取该设备材料的数量从库存中减去，新采购 【２］Ｗｉｌｌｉａｍ Ｃ．Ａｍｏ．ＳＱＬ Ｓｅｒｖｅｒ ７．０开发宝典 自动将该部门此次所领取材料的费用从部门经 来的材料设备要在此表中增加进来。 ｆＭ１．北京：人民邮电出版社，２０００． 费中扣除；若领取材料后发现有误可酌情进行 ２．２．２材料入库情况信息表（ＣＬＲＫＸＸ．ＤＢＦ） 『３１刘卫国．Ｖｉｓｕａｌ ＦｏｘＰｒｏ程序设计教程『Ｍ１．北 退货处理。 本表主要是描述设备材料入库的日期时 京：北京邮电大学出版社，２００４． １．４数据查询模块 间、所属单位部门、数量、规格、单价、厂家、日期 ［４１张美华．关于高校物质设备采购管理的思考 这一模块包括对库存材料信息的查询，对 等信息。 中国现代教育装备，２００５，９． 部门各项经费以及总经费的查询，对领取材料 ２．２．３部门信息表（ＤＷＤＭ．ＤＢＦ） 作者简介：赵亚慧（１９７４～），女，讲师，主要 信息的查询，对入库材料信息的查询等，都采用 本表主要是存放本校所有部门的名称及 研究方向为智能信息处理。 了多种查询方式。 其代码，用于系统领料或查询时选择单位时提 １．５数据统计模块 供指定范围内的部门信息列表。 这一模块包括对库存对库存各种材料的 ２．２．４实验经费明细表（ＳＹＪＦＭＸ．ＤＢＦ） 统计，对各部门各项经费情况的统计，设备入库 本表存放各单位部门的实验经费数据。当 一８８—
