浅谈高校档案管理信息网络化的建设

管理科学　往薜技术协作信息　２０１４（１８）患舅　１１８１　浅谈高校档案管理信息网络化的建设　李杰／哈尔滨华德学院　摘要：高校档案信息网络化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，随着信息网络技术的发展和成熟，越来越多的管　理开始采用网络化的方式进行有效管理。网络化建设在高校档案管理中已经逐步被普及应用。笔者在此也对高校档案管理信息网　络化的建设阐述了自己的看法。　关键词：高校档案；信息网络化管理；建设　一、高校档案信息网络化管理的科学　性质，也不会在短期产生明显的经济效　四、如何做好高校档案管理信息网络　内涵　益，同时也受限于决策者急功近利思想的　化建设　所谓档案管理信息网络化，就是在国　存在，ｌ必要的资金投入和政策倾斜对档案　导致了档案管理信息网络化建设资　家档案行政管理部门的统一规划和组织　金投入严重不足，相关政策的支持也不　信息化建设作用重大。因此，我们决不能　下，在档案管理活动中全面应用现代信息　够，妨碍了其正常建设。由于缺乏一些信　因为没有近期的投资回报而停止这种支　技术，对档案信息资源进行处置、管理和　息网络化的设备，使得档案信息管理手段　持。俗话说：巧妇难为无米之炊，在高校档　为社会提供服务，加速实现档案管理现代　较为单一，管理工作繁重不堪，同时也为　案信息网络化建设中，高校相关部门务必　化的进程一换句话说，档案管理信息网络　档案的保存和查阅带来了很大的困难。　要投入必要的资金用于相关设备和人才　化是指档案管理模式从以档案实体为重　２信息网络化建设的整体规划不合　培养。只有这样，才能打好档案管理信息　心向以档案信息为重心转变的过程。　理。档案管理信息网络化建设的目的，是　网络化建设的基础，保证其建设的顺利进　二、高校档案管理信息网络建设的意　为了将档案信息资源集聚和整合起来，实　行。而针对大多数高校建设资金不充裕的　现档案资源共享，最大限度地为高校的发　情况，可以采取分步建设Ｕ持续拨款的方　高校档案管理信息网络化的建设对　展建设提供优质的服务。但是现阶段的情　法，循序渐进地完成档案管理网络信息化　于提高高校档案管理信息水平，提高高校　况背离了这个目的。从高校档案管理信息　建设工作。　档案的利用水平以及完善档案的管理方　网络化建设的实际情况来看，各部门在信　２明确信息网络化建设所需的规划。　式都有重要的意义。首先，提高高校档案　息化建设中各自为政，缺乏沟通和有效地　档案管理信息网络化建设的顺利实施离　管理水平高校档案管理信息网络化建设　协调，建设的进度参差不齐，所采用的信　不开科学合理的规划。只有建设规划合　在很大程度上可以提高高校档案管理水　息化管理标准更是五花八门，混乱繁杂。　理，才能在最大程度地提高建设效率，尽　平。利用网络信息对档案进行管理，可以　而且一些部门在信息建设中缺乏长远规　可能地缩短建设时间。首先，必须出台统　有效地提高手工档案管理的效率和质量，　划或近期目标不够明确，甚至根本没有进　的信息网络化建设技术标准。俗话说：　较之传统的档案管理方式相比，高校档案　行规划，建设工作几乎是跟着感觉走，这　没有规矩，不成方圆，统一化的技术标准　管理的网络信息化可以提高高校档案管　种局面不但造成了档案的查阅困难，各部　能够使得各部门采用相同或相似的档案　理的水平。其次，提高高校档案的利用水　间的档案传递不畅，不但没能充分发挥出　管理信息网络化系统，有利于实施管理；　平。高校档案管理信息网络化建设在很大　档案管理信息化建设的巨大优势，反而在　其次，明确规划出近阶段和远期的建设目　程度上可以提高高校档案的利用水平，档　定程度上削弱了这种优势，更严重拖延　标。明确的建设规划蓝图是档案管理信息　案管理的目的是为了应用。但是出于不同　了高校档案管理信息网络化建设的整体　化建设的导航灯，能够使建设过程尽量中　的原因，有时候在需要利用档案信息时，　进程。　少走或不走弯路。除此之外，备档案部门　由于管理不当并不能及时找到相关的档　３信息网络化建设的人才资源匮乏。　要加强相互之间的沟通，以便协调推档案　案，因此，通过网络信息技术对档案进行　充足的人才资源是档案信息网络化建设　管理信息网络化建设。　管理可以提高档案的利用水平，不断完善　的基本保证。无论是信息化设备的使用，　３提高档案管理人员的技能水平和素　高校档案管理的方式。另外，高校档案管　还是建立信息化的档案库，以及实施网络　质。档案管理人员水平和素质如何在很大　理信息网络化建设在很大程度上可以不　化的管理，都要依靠相关的专业人才能完　程度上影响着档案管理水平的质量。因　断完善高校档案管理的方式，网络信息化　成这些工作。而很多高校在进行档案管理　此，在工作中要注重对工作人员技能水平　建设能够提高档案管理的信息化水平和　信息网络化建设的过程中，往往只是片面　和素质的要求。提高档案管理人员的技能　质量，在不断发现问题和解决问题的过程　地注重相关档案管理信息网络化设施的　水平和素质主要是从两方面做好相关工　中，我们可以不断完善高校档案管理的方　采购，而忽视了对专业性人才的培养和引　作。一方面在选用档案管理人员的源头上　一义　一式，提高其管理水平和综合素质。　进。再加上不少档案管理信息网络化建设　有所措施。我们要选择技能水平达标、专　三、高校档案管理信息网络化建设存　人才自身素质不高，专业技能不强，信息　业水准达标、脚踏实地的工作人员来工　在的问题　化管理理念缺乏，造成买来的一些昂贵的　作。才能够对后期工作中的水平有所保　ｌ信息网络化建设的软硬件设施投入　信息网络化管理设施无人会操作而长期　证。另一方面要对档案管理人员进行定期　不足。我们知道，传统型的高校档案大多　处于闲置状态。这种现象的存在不但极大　的培训ｉ。网络技术具有时效性，科学技术　使用大量的纸质作为信息的载体，管理工　地浪费了资源和本就不充裕的建设资金，　是不断发展的。因此作为档案管理人员要　作也多依靠人力。只有软硬件设施牢固完　更使得档案管理信息网络化建设进程严　及时接受这种培训以随时了解关于高校　善，才能保证档案管理信息网络化建设的　重受阻。特别是进入到新世纪以来档案管　档案信息化管理的最新信息，从而提高档　顺利开展，而档案管理信息网络化建设是　理信息网络化建设步伐日渐加快，缺乏相　案信息网络化管理工作水平，更好地做好　一个需要长期投入的过程，且是非盈利性　关专业人才，问题就更加明显。　・档案管理工作。　２６