办公电脑和软件申请与使用管理规范

办公电脑和软件申请与使用管理规范

一、 目的

随着公司高速扩张，对办公电脑和软件的需求也日益增加。为了加强公司办公电脑和软件的管理，规范请购流程与采购标准，提高办公电脑、软件的使用效率，控制成本和法律风险。

二、 定义

本规范所指的办公电脑和软件仅指员工用于办公的电脑和软件。

三、 适用范围

公司全体员工。

四、 电脑配置的请购流程与采购标准

1.电脑配置的价格标准

1.1台式机：不超过RMB2800元，特殊岗位如财务、计划人员等需要长期处理数据的，可根据实际需求单独申请更高配置的电脑（须财务经理和运营总监批准）。

1.2笔记本：不超过RMB3500元，超过预算的情况需说明理由（须财务经理和运营总监批准）。

2.采购标准（品牌、颜色、渠道等）

2.1台式机无特殊情况均采购自带OEM版正版操作系统的品牌主机，显示器视具体价格情况可分开采购或成套采购。采购品牌为：联想、华硕、宏基。

2.2笔记本电脑作为公司商务机用，必须采购黑色产品，若需其它颜色需说明理由特殊申请。采购品牌优先选择联想、戴尔，也可采购华硕、宏基、惠普。

2.3采购渠道必须选择能出具增值税发票的正规的电商公司或相关品牌指定的专卖店且货比三家，同型号同规格的产品向报价较低者采购。电脑和软件采购若报价只有2家或者只能找到1家报价的特殊情况，可在申请单上注明原因，经批准后实施。可选择的电商包括：京东、易迅、亚马逊、新蛋。

3.申请及审批流程

3.1电脑的请购：申请者填写请购单（见附件一）、经申请者的直接主管批准后，交财务经理和运营总监批准，然后交行政部采购。

3.2上海公司由财务经理和运营总监批准，广州公司由财务主管和厂务经理批准，成都公司由生产主管批准后，发电子邮件给上海财务经理和运营总监在邮件中核准。

3.3需要经常出差的销售人员经销售总监批准后方可请购笔记本电脑。若有配备笔记本的人员，则不再提供台式机，但可单独配置显示器。现有已经配备笔记本又同时配备了台式机的人员，将由各公司行政部逐步回收台式机主机。

五、 电脑、软件和资产管理

1 . 所有的新电脑均使用原装OEM系统，未经批准，不得私自更换成盗版系统，否则后果自负。原电脑为组装机无原装系统的情况，由行政部先统计情况和数量，公司将统一研究处理。

2 .新电脑采购到公司后，由行政部统一记录对应的产品型号、序列号、操作系统CD KEY，主要配置、保修期和使用人等，将表格分享给财务，由财务负责填写一一对应的固定资产编码，将该编码粘贴于电脑主机和显示器上。

3 . 所有采购的新电脑由行政部将操作系统的序列号和微软操作系统CD KEY统一记录在案，后续该电脑重新安装系统时需使用原来对应的系统版本和CD KEY，以保证正版的有效性，防止法律风险。

4 . 新电脑的第一次系统注册，禁止将本公司信息填写到操作系统用户登记内容中，防止产生不必要的纠纷。

5 . 公司严禁安装高风险的盗版软件，包括Auto CAD、Winzip、Winrar以及PS等，请尽量使用免费的开放软件处理相关工作。如果必须使用这一类高风险软件的，请单独向所在分公司的运营负责人申请。