行政部管理制度
一、总则为加强公司日常行政事务管理,理顺公司内外部关系,做好协调与服务,使各项管理规范化、制度化,提高工作效率,特制定本规定。
二、 档案管理
1、 建立专门档案室、档案柜,负责公司各类档案的搜集归档和保管工作;
2、 归档范围:公司的证照、规划、年度计划、统计资料、技术资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、委托书、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件资料。
3、 档案管理要明确专人负责,明确责任,保证原始资料的齐全完整,重要档案必须保证安全。
4、 档案的借阅与索取:
(1) 总经理、副总经理、行政部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档。
(2) 公司其他人员需借阅档案时,要经行政部批准,并办理借阅手续。
⑶ 借阅档案必须爱护,保持清洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要必须摘录和复制,凡属密级档案要报总经理批准方可,一般内部档案经行政部经理批准方可。
5、 档案的销毁:
(1) 任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料。
(2) 如按规定需销毁时,凡属密级档案报经总经理办公会批准后方可,一般内部档案,须经分管副总经理或总经理批准方可。
⑶ 经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由行政部经理(或指定专人)监督销毁。
6、 档案资料等重要文件要与办公物品区别分类,规范管理,做到防火、防盗、防潮。
三、 印鉴管理
1、 公司印鉴由行政部经理(或指定专人)负责保管。
2、 公司印鉴的使用一律由总经理签字许可后方可用章,特殊情况由行政部经理(或专人)电话请示总经理方可用章,否则造成的后果,由直接责任人员负责。
3、 所有需要盖印鉴的介绍信、表格、说明及对外开出的任何公文,应统一编号、登记, 以备查询、存档。
4、 不允许在任何空白合同或不规范的文书资料上盖章。
5、 盖章后出现的意外情况由批准人负责。
四、 公文打印管理
1、 公司公文的打印工作由行政部负责。
2、 各部室打印的公文或其他资料经本部门负责人签字,经行政部经理审核同意后方可打印。
3、 公司及各部门打印的文件、资料必须履行登记手续。
五、 车辆管理
1、 公司车辆、驾驶员隶属行政部管理,保证车辆管理规定的有效执行。
2、 总经理用车由本人或行政部指派,并告知车辆管理人员。
3、 中层以上管理人员用车由行政部安排派车。
4、 部门用车由部门提出申请,部门负责人签字,到综合部按规定办理请车手续。
5、 个人因私事不得申请使用公司车辆。
6、 行政部要加强车辆管理,对车辆的使用、保养、维护制订详细的计划。
7、 行政部要做好公司车辆的用油管理。
六、 办公用品购、发管理
1、 行政部根据各部门工作需要和计划编制办公物品采购计划,指定专人负责采购。
2、 行政部应根据各部门计划批准采购情况和实际工作需要,履行必要的领用批准登记手续后,严格发放和使用管理。
3、 物品采购一律入库、入账、严格履行收发登记手续,出库一定要由领取人员签字。
4、 行政部物品管理要做到文明、清洁、安全,严格按章办事,不允许非工作人员进行库房。
5、 单位数额较大(500元以上)的物品需部门申报,经总经理签批后方可购买、领用。
七、 行政事务管理
1、 加强对职工食堂的管理和检查,明确专人监管,严格制度措施,保障职工利益和身体健康。
2、 严格执行食堂用餐管理制度,未经行政部安排的,行政部有权拒绝签单或办理相关报批手续。
3、 制订措施保证办公区域、宿舍生活区的安全、卫生、节约和规范化管理,贯彻执行好宿舍生活区管理规定。
4、 加强公司院内未开发利用土地的田间生产管理,制订措施严加落实。
5、 明确专人,制订制度加强对职工文体活动的管理,千方百计丰富员工的业余文化生活,保证管理制度的有效落实。
6、 明确责任,加强对公司有关合同、协议的审核和监督,因工作疏忽造成责任事故者,追究直接责任人的责任。
7、 严格公司外出招待用餐制度,做好公司的重大接待工作。
8、 催办、查办、落实、监督公司决策层决定事项、制度,上传下达、协调部门关系。
9、 公司基础设施、办公设施的添置、管理、维护和有效使用。
八、 人力资源管理
1、 根据公司发展需要,制订人才招聘计划,积极吸纳、培养、选择优秀人才。公司行政部管理制度。
2、 严格执行考勤制度,按章办事,不徇私情,一视同仁,奖罚兑现。
3、 按规定做好出差人员的登记、考核、补助工作,使该项工作做到程序化、规范化、科学化。
4、 按时、按规定递交公司的考勤情况至财务部,做到不错、不漏、及时全面,出现问题追究有关人员的责任。
5、 制订长、中、短期培训计划,落实培训内容,确保培训成效。
6、 做好公司员工社会保险、福利等方面的工作。
7、 落实员工、部门绩效考核工作。
九、 文秘与报刊管理公司行政部管理制度。
1、 搜集整理有关公司会议、文档资料,起草、校对公司文件、简报、通知及其它公文,并整理收发。
2、 分年或半年作出报刊或杂志的订阅计划及预算,负责办理有关订阅手续。
3、 分管人员每日对报刊等取回进行分类,规范处理,并做好有关信函、报刊的转交转送。对两周后的报刊等资料分类存档备查。
4、 任何人不得将报刊挪作他用,若需借阅处理,需经行政部经理批准。
5、 公司行政部负责为公司各部室邮发信件。
十、 附则
1、 本制度有未尽事宜或随着公司的发展有些条款不适应工作需要的,各部门可提出修改意见交行政部,研究并提交总经理办公会研究批复。
2、 行政部制订的相关制度可与本制度配套使用,如有与本制度发生冲突的,由行政部统筹处理。
3、 本制度解释权归行政部。
4、 本制度自发布之日起生效。行政部岗位职责为强化管理,明确责任,理顺关系,提高工作效率,对本部门各岗位设置、岗位描述如下:
一、岗位设置:行政经理、行政办公室主任、行政管理员
二、 岗位描述:
(一) 行政部经理:负责行政部全面工作。职责范围:
1、 承办上级领导和同级的集体决策及领导个人交办的事项;
2、 承办总经理交办的事项;
3、 承办职能部门转办的有关事项;
4、 积极主动辅助领导决策;
5、 履行管理职责;
6、 认真履行领导交付的指挥职责,做好执行性指挥和应变性指挥;
7、 做好协调工作;
8、 负责公司的日常行政管理事务;
9、 负责公司员工的招聘、考核等人力资源工作;
10、 组织做好公司印鉴、介绍信、函件及报刊资料的收发等管理;
11、 根据公司规定,负责组织公司各种会议。权利:
1、 调配、使用本部各岗位人员;
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