会议组织流程及注意事项

一、会议筹备 （一）会议资料准备

在必要时将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色(如分成会议主持、参会领导、参会普通人员)，资料按照人员角色分别准备。

（二）会议通知拟定

会议通知分为书面通知和短信通知，其中在较为紧急情况下采用短信通知。 1、提前5天拟定会议通知，报部门主管审核，再由分管副总审批签字后以书面文件形式下发，下发时签收人须登记存档；

2、通知内容必须包含时间（24小时制）、人物、地点、事件等要素,以“骨”的形式编写；

3、会议尽量避免安排在周一或其他会议集中的日期进行,会议时间的确定须与人力资源部主管协商并进行登记；

4、紧急通知采用短信形式下发，下发前负责人员须拟定短信通知内容及参 会人员短号，交与行政部相关人员(现为何惠敏)进行短信通知.

（三)会议议程安排

1、会议议程须以正式文件形式拟定；

2、正式会议开始时一般需要说明会议整体流程,会议分为几项内容； 3、议程安排时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内,如9:00-12:00或者14：00—18：00，如果是有外部人员参加的会议需要考虑是否安排餐宿问题。

(四）会场布置

1、提前3天，填写好会议室、横幅(和欢迎牌)申请表，交与行政部及广告部相关负责人;

2、领回横幅（和欢迎牌）并确认内容正确后交与行政部，并在会议前一天追踪横幅是否挂好（欢迎牌是否摆放正确）；

3、会议开始前排好座席及水牌，并将瓶装水、茶水、水果、会议相关资料等正确摆放于会议桌上（注:销售部人员水牌可摆在靠边位置）；

4、需用到视频放映时,提前调试好会场的投影仪、调音台、麦克风等器械，并负责为外部人员接入电脑等事宜。

(五）现场安排（人员入场时)

1、若有外部人员参与的会议，需要接送时必须在会议前一天填写好用车申请单交与调度室,并安排人员在会议当天接待外部人员；

2、会议开始前在会场入口处设立签到处，组织参会人员签到，并指引外部人员入座；

3、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员；

4、会议开始前3分钟,迅速将未到场人员的水牌及资料撤收，并安排靠后人员填补空位.

二、会议中

（一）会议记录及服务

1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言及电子资料进行记录和拍照,允许时准备好U盘进行拷贝；

2、提前通知广告部做好现场摄影准备，会后留底； 3、安排1人（会议组织人员或行政部人员）负责茶水服务。

(二)其他注意事项

1、准时入场，并尽量靠前坐，手机关机或震动，认真做好会议记录； 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间；

3、须车间现场参观的，提前与行政部沟通，安排好车辆及参观路线,并通知相关车间做好现场准备,并安排专职人员全程陪同外部人员参观。

三、会议结束后

（一)整理好会议中文字记录、图片和电子稿等资料，进行备案。 （二）对会议整个策划及组织过程进行总结. 四、会议组织流程图

通知及议程拟定 部门主管审核 分管副总审批 通知发放 会议室、横幅等申请 会场布置 内部会议 外部人员参与会议 外部人员接待，会前签到 会前签到 会议开始 会议开始 车间现场参观 资料整理及总结

会议结束 有要求

会议结束

参观结束，外部人员离厂 资料整理及总结

图1 会议策划及组织流程图

五、人员安排及具体分工

人员安排及具体分工情况如下表1所示：

表1 人员安排及具体分工表

序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 具体分工 通知、议程的拟定及发放 会议室、横幅、用车等申请及追踪 接待外部人员 组织签到及指引入座 现场布置(包括撤收未到人员水牌及资料） 电子设备调试、接入及处理会议中设备问题 会议现场拍照及外部资料拷贝 茶水服务 陪同外部人员车间参观 会后资料整理及总结 安排人员数 1－2人 1人 1－3人 2人 2－3人 1人 1人 1人 不定 1－2人 注：以上具体分工的人员可重复安排。