私募基金管理人档案管理制度

一、档案管理制度的必要性

为了保护和维护私募基金管理人的档案安全和完整性，依照《私募投资基金监督管理暂行办法》及其他相关法律法规和业界规范，制定本档案管理制度。

二、档案类型

根据实际情况分类管理，主要包括以下档案类型： 1、合规档案

包括私募基金管理人的注册登记信息、备案资料、申报材料等相关合规档案。 2、业务档案

包括私募基金产品的设立、运作及产品募集、投资、退出等业务操作的相关档案。 3、会计档案

包括凭证、账簿、财务报表以及相关审计、核算、资产管理及其他与会计有关的档案。

4、行政档案

包括各类核准证书、批复、决策文书、规章制度、往来文件、协议合同及其他行政管理文件等。

5、人事档案

包括招聘、考核、离职、证照等人事管理相关的档案。 6、其他档案

包括私募基金管理人及其下属机构的合作协议、委托投资合同、客户服务协议、投资风险说明书、财务、税务、知识产权等多方面的档案。

三、档案管理基础 1、档案保管

实验室采购符合国家安全保密法规的安全柜、门禁系统等工具，对珍贵、重要的纸质档案进行妥善保存，并采用数字化、电子化等技术手段，对特别重要的信息资料进行加密存储和备份。

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2、档案借阅

凡对某些档案有查询、检阅、复印、翻拍、扫描等需要的人员，必须填写借阅申请单，经有权审批人同意签字盖章后方可进行借阅。

3、档案销毁

档案达到合法规定的保管期限后，应依照文件销毁规定彻底清理、粉碎或烧毁。同时，机构应做好销毁记录，并报上级主管部门备案。

4、档案检查

为确保文件管理的规范性和制度有效性，机构必须定期对相关部门、人员的工作进行检查，并适时进行反馈和整改，以保证档案管理的严密性与权威性。

四、档案管理流程

1、档案建立：在机构成立时，应按照有关规定和制度，对各类档案进行梳理、建立、分类、编号，并制订档案管理计划，明确各类档案的文号、标题、份数、存放位置等信息。

2、档案接收：机构按照标准流程接收档案，所有档案均须填写档案题名、编号等基本信息，并经过归档人员的环节确认后方可归档。

3、档案保管：机构应建立定期检查机制，检查纸质档案存放安全、防盗防火、环境卫生等方面的情况，并定期维护护、更改防护设施，保障档案的安全性和完整性。

4、档案备份：机构应针对涉及私人资料、重点项目和业务等方面的档案进行备份，包括备份机构自行制作的电子数据、电子文档、电子邮件等。

5、档案销毁：机构应根据相关文件管理制度的规定，确定保管期限，周期性递交涉重要信息数据现实调查表，辅以档案条目列表得到业务审核后执行档案销毁操作，并制定相应销毁记录。

五、档案管理责任

1、机构领导负责档案管理，确保档案管理制度的落实行动并监督实施情况。 2、基金经理、风险控制专员等相关职位负责协助领导，监督各部室工作，并保障档案管理制度和计划的顺利实施。

3、档案管理员根据规章制度，负责档案管理计划和档案目录的排列组织和档案整理、入库、借阅及销毁的工作。

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4、所有员工在公司管理制度的约束下，必须严格遵守文件及档案保存制度，保障档案管理的严密性和权威性。

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