0701秘书的沟通协调职能的自身特点及方法

秘书的沟通协调职能的自身特点和方法

一、秘书沟通协调职能特点

1、非权力支配性

在管理体系内，秘书没有持掌法定的支配性权力。但是，秘书是领导机关的工作人员，处理沟通协调事务时，代表着领导机关的意向，凭着领导机关的权威和权力惯性，秘书在沟通协调过程中，有着较大的影响力。协调各方面心理上受着领导机关权力辐射的影响，在一般情况下，能够接受秘书进行的调解。

2、非职责限定性

一般来说，管理职能，只有在确定的职责范围内才能有效地发挥作用。秘书的调职能，却没有确定的职责范围的限定。秘书沟通协调的非职责限定性，是与其非权力支配性紧密相关的。由于没有法定的支配性权力，沟通协调主要依靠领导机关的权力惯性，领导人的权力辐射和秘书的思想素质和工作方法，是三个受着个性影响的变量，具有较大的不确定性，加上环境、条件等因素的影响，使得秘书沟通协调的范围，具有极大的伸缩性，因而组织管理系统也无法用职责范围来限定。

3、非确定地位性

秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。如在上级领导成员间沟通信息，促进相互理解和支持进行协调。秘书处于下级的地位，是下对上的工作关系；在同级职能部门工作人员间协调，秘书处于同级地位，失平行级间的工作关系。执行同一

沟通协调职能任务，处于几种不同的地位和存在不同和地位和存在不同的关系，这就是秘书沟通协调的非确定地位性。

4、认同疏导性

由于秘书沟通协调有以上三个特性，所以在沟通协调过程中，秘书一般不能用直接强制手段，而是采用信息沟通、感情沟通，加以疏导，使有关方面达到认同，消除分歧，实现协调。认同疏导不仅要有足以澄清事实真相的信息依据，还要有足以明辨是非的道理，更要有感染有关人员的感情基础。这样才能明之事，晓之以理，动之以情，使有关各方，在维护组织整体利益、实现组织整体目标的基础上，达到协调一致。

二、秘书沟通协调的方法

秘书沟通协调的职能基础及其特点，决定了秘书必须采用多种方法，灵活地进行沟通协调。这里仅就如何调解矛盾，介绍几种常用的方法。

1、沟通化解矛盾

管理体系中出现的矛盾和问题，不少是因为信息沟通受阻，有关各方产生隔阂或误解造成的。秘书采用信息沟通手段，使有关方面明白真相，就可以化解矛盾，恢复协调状态。

在特殊情况下，主要领导人为了采取应急措施，未与分管领导人商量就独自作出了决定，而事后又未及时向分管领导人说明情况，也可能引起分管领导人的误解。这时，秘书人员主动介绍情况，说明原因；或者采取恰当的方式提醒主要领导人加强沟通，就能得到分管领导人的理解，消除误会，化解矛盾。

2、变通淡化矛盾

在各相关方面失去理智或情绪失控的情况下很容易激化矛盾，矛盾激化的消极影响比问题本身要严重得多。它会使对立情绪升级，矛盾加深，问题复杂化。秘书若遇到这种情况，可采取恰当的变通手段，进行信息沟通，淡化矛盾。如发现矛盾双方有情绪失控可能时，秘书可提出另外一个双方共同关心而见解接近的问题，转移话题，使可能激化的矛盾冲淡；或者以要处理更为重要的问题为由，使矛盾双方暂时分离，待情绪冷静后再平心静气地进行讨论。

3、融合缓解矛盾

某些事权冲突或利益冲突，矛盾双方各执一说，对政策和宏观制度，各自按对自己有利的方面去解释，并以此为依据，力图说服对方，要求对方服从自己，双方互不相让，问题难以得到解决。秘书可以从分析问题的相关因素入手，找出双方认识的共同之处和相容相近之处。并通过思想沟通的办法，将这些相同、相容、相近之处融合成一个双方都能接受的过渡方案，使问题部分解决。对那些相互对立、相反和互不相容的部分，暂时搁置下来，后一步解决。