目前, 各企事业单位中的档案管理技术不断地信息化, 逐渐由传统的纸质档案管理到现阶段的电子档案管理模式过渡。加强档案管理工作的信息化, 提高档案管理工作的技术水平, 加强相关人才的培养, 是做好信息时代档案工作的重要内容。档案管理部门及有关人员应充分认清这一形势, 从档案管理的实际出发, 采取有效措施推进档案管理工作的创新发展。
一、信息时代档案管理工作的内容
在信息时代, 档案管理工作发生了很大的变化, 计算机技术已经融入档案管理工作当中, 档案管理工作将以往的纸质材料和实体转变为电子文件, 进行统一的管理、存储、检索等操作。利用先进的网络技术, 实现了信息资源的共享, 有效地提高了档案管理工作的效率。信息时代, 档案管理工作的主要内容包括:档案管理设备建设、档案信息资源建设、档案信息化和规范化管理、档案信息化网络建设、信息化档案管理人才的培养等内容。
二、信息时代档案工作的性质和特点
(一) 档案工作的管理性。
档案工作是一项专门的事业, 面对的是各种载体和各项内容的档案事物, 而不是对现成的简单的物件进行保管。档案工作者需要对数量庞大、情况复杂的档案进行研究、考证和科学化、现代化管理。档案工作的各环节都要在研究的基础上进行, 按科学的方法管理档案。因此, 档案工作是一项科学性、技术性很强的管理工作。
(二) 档案工作的服务性。
档案部门管理档案是为了满足人们对档案利用的社会需要, 是为各项工作创造条件而提供档案信息服务的。从总的档案工作来讲, 它是通过管理和提供档案这种特定方式, 为当前的和长远的各项工作服务;从特定部门和一个单位的档案工作来看, 它是为机关工作创造条件而提供档案资料服务的。档案工作虽然也是一项研究性工作, 但是档案部门研究档案、进行编著等活动, 其主要目的还是为了创造更好的服务条件。
三、档案管理创新是时代发展的必然要求
(一) 信息内容的丰富化。
随着人类社会的发展与进步, 人们对客观世界的认识也在不断深入, 档案信息资源的内容得到了极大的丰富, 传统的档案管理模式已无法跟上时代发展的脚步, 只有追求创新并最终实现创新, 才能满足当前档案管理工作的新要求。
(二) 信息载体的信息化。
信息技术是信息时代最重要、最先进的科技研究成果之一, 也是推动包括档案管理在内的人类社会各个领域变革的强劲动力。充分利用信息技术, 搭建档案管理的信息平台, 是实现当前档案管理工作创新发展的技术优势。
四、档案管理创新存在的问题
(一) 档案管理创新意识不强。
意识是行动的先导, 这就要求, 一方面, 相对于行动, 意识应当更加客观、成熟和完善。另一方面, 意识应当先于行动。具体到档案管理领域, 档案管理部门及有关人员应当具有创新档案管理工作的意识, 并能够以此来引导档案管理创新的行动。但现实情况是, 部分领导并没有充分认识到档案管理创新的重要性和迫切性, 在档案管理创新进程中只是被“推着走”的;还有相当一部分的档案管理工作者也只关注自身职责范围之内的具体工作, 从未跳出藩篱, 从更全面更深入的角度来对这项工作进行思考, 导致档案管理陷入“行动”带着“意识”前行的尴尬局面。
(二) 档案管理制度亟待完善。
档案管理制度亟待完善, 一方面, 是当前各个档案管理部门大多在沿用以往的档案管理制度, 这些档案管理制度难以对新阶段、新形势下的档案管理工作产生积极的指导作用;另一方面, 是原有的档案管理制度本身就存在一定的缺失。
五、信息时代档案管理的途径
(一) 加强档案管理信息化资源开发与利用。
在信息化的时代形势下, 加强档案信息管理工作的开发与利用是基础内容。只有加强档案信息资源的开发与利用, 才能有效地保证档案管理工作的信息化。在进行档案信息资源开发时, 要对档案信息进行科学合理的分类与整理, 将信息集成化, 系统化, 采用统一的管理模式, 减少信息分散程度, 利用计算机技术与网络技术, 实现档案信息的高效利用。
(二) 加强档案管理信息化基础设施建设。
档案信息化工作中, 基础硬件建设是整体信息时代档案管理工作的重要内容。只有加强档案信息化基础设施的建设, 才能有效地保证档案信息的存储容量、处理效率与安全性。在档案管理部门进行资金调度时, 要充分考虑到档案管理工作的重要性, 对现有档案管理基础设备进行改进与维护, 建立科学合理的档案信息化设施, 做好信息时代的档案管理工作。
(三) 加强档案信息化的安全意识。
档案信息的安全是档案管理工作中的重要内容, 只有保证档案信息的安全性与可靠性, 才能保证网络环境下, 档案管理工作的实际效果, 从而有效地提供一个安全可靠的档案信息服务的平台。在档案信息的管理上, 要加强计算机网络的安全, 做好网络防火墙, 避免黑客入侵和数据损失。
摘要：本文论述了信息时代档案管理工作的内容;信息时代档案工作的性质和特点;档案管理创新存在的问题;信息时代档案管理的途径。
关键词：档案管理,创新发展,信息时代