1. 会议准备材料封面；
2. 制定并发送会议通知，确保提前足够时间通知所有参会人员；
3. 收集参会人员的会议通知回执；
4. 制定详细的会议议程；
5. 准备签到册以记录参会人员到场情况；
6. 编写会议主持人致辞；
7. 准备会议议案和相关材料；
8. 准备会议表决票以及相关的投票统计表格；
9. 制定审议结果统计表；
10. 记录会议详细内容；
11. 制定会议决议书。
股东会、董事会所需的材料包括：
1. 股东会会议通知；
2. 董事会工作报告；
3. 监事会工作报告；
4. 财务预算和决算工作报告；
5. 利润分配方案；
6. 需要修改的公司议事规则方案；
7. 任何临时提案。
