随着国际交流频率不断加快，新加坡作为亚洲会议会展中心之一，吸引了越来越多国际论坛、企业峰会、行业年会在此举办。从会议主办到场地租赁、嘉宾安排，再到文化接待与礼宾细节，每一环都离不开严谨的流程与熟练的执行。

对中国企业或机构而言，首次赴海外主办会议，最大的挑战并非议程设计，而是“落地执行”。此时，一家经验丰富、懂中文企业需求的新加坡旅行社，往往能成为不可替代的协作伙伴。

本文记录了**新加坡金溪旅行社（G K TRAVEL PTE LTD）**接待一场中型跨境科技论坛的全过程，从一个实际案例出发，拆解一次高质量会议接待的幕后流程，为有意在新加坡举办会议的单位提供可参考的范本。

项目背景：一场面向东南亚的“中资科技论坛”

主办单位是中国一家智能制造领域的龙头企业，计划在新加坡举办一场“科技产业出海战略论坛”，参会对象为东南亚代理商、合作渠道方及部分本地科技园代表。

主要目标包括：

• 宣布东南亚市场最新战略部署
• 与本地和高校形成联动
• 展示产品与技术方案
• 借会议机会加强品牌与渠道关系

参会嘉宾约120人，其中中方约40人，外宾80人，活动时间为期两天。

地点与流程安排：多重协调+多语言支持

会议最终选在新加坡市中心某酒店宴会厅，距离机场车程30分钟，交通便利，并设有接待通道与多功能厅。

**新加坡金溪旅行社（G K TRAVEL PTE LTD）**协助执行的内容包括：

场地预定与流程设计

• 协助筛选酒店，考察场地布置、同声传译系统与电力接口
• 提前一天进场布置，完成舞台搭建、Logo墙粘贴、签到台布置
• 设置中英文引导标识、流程手册打印、PPT技术对接

嘉宾交通与接送

• 提前一周收集所有抵达信息，统一调度三辆中型巴士与五辆商务车
• 为嘉宾分组制作接送名单，安排中文协助人员跟车
• 设置机场迎接牌并安排礼宾协助人员协同入境

餐食与过敏管理

• 会场内外安排中西式冷热茶歇并配水果小点
• 根据预报名表处理5位清真、3位素食及2位海鲜过敏人士的特殊餐单
• 每项食物贴有中英文标签，配有服务人员协助引导

陪同翻译与议程协助

• 配备双语主持1名、临时口译人员3名、摄影摄像团队2组
• 协助流程管控，确保中英议程无缝衔接
• 为演讲者准备演讲提醒计时器、激光笔与备用电脑

特别环节：让嘉宾“记住”这场会议

为了让会议不仅“顺利进行”，还“印象深刻”，旅行社建议主办方加入以下两个文化互动环节：

• 开场欢迎舞台表演：本地大学舞团演绎马来+中华风融合舞蹈，体现多元文化
• 纪念品环节：每位嘉宾收到刻有论坛名称与个人姓名的金属名牌徽章和新加坡特色钥匙扣

这些看似小的安排，在嘉宾朋友圈刷屏中起到了潜移默化的传播作用。

主办方反馈：不只是服务，更像“合伙人”

会后，企业负责人表示：“这次活动看起来轻松，但其实幕后环节非常繁杂，金溪旅行社不只帮我们执行，更在很多细节上主动提醒和协助，让我们真正能把精力放在演讲和接洽本身。”

这也是为什么选择熟悉中文客户需求、了解国际活动流程的新加坡旅行社，是活动顺利进行的关键因素。

小结：会议接待是检验专业旅行社的“硬仗场”

旅游只是旅行社的一个标签，真正的“地接能力”，往往在会议、奖励游、培训等场景中体现得更为彻底。

新加坡金溪旅行社（G K TRAVEL PTE LTD），不仅可以协助日常团体行程安排，也能支持企业在异国他乡开展更高标准的品牌活动与商务接待。

如果你正在策划一次国际论坛、企业年会或区域发布会，也许，新加坡就是一个兼具效率与礼仪的优选地，而一个可靠的在地旅行社，则是你“安心”的开始。